Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung unseres Umfragetools - z.B. für die Durchführung von Umfragen, Abstimmungen oder Feedbacks - der Konrad-Adenauer-Stiftung e.V. geben. Darüberhinausgehende Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie unter https://www.kas.de/de/datenschutz.

 

Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die

Konrad-Adenauer-Stiftung e.V.

Klingelhöfer Straße 23

10785 Berlin

Tel: +49 30 26996-0 (Zentrale)

Fax: +49 30 26996-3217 (Zentrale)

E-Mail: zentrale@kas.de

Unsere/n Datenschutzbeauftragte/n erreichen Sie unter der o.g. Adresse oder unter: dsb@kas.de.

 

Datenkategorien

Unsere Umfragen werden grundsätzlich anonym durchgeführt. Microsoft Forms kann aufgrund technischer Voreinstellungen durch die Konrad-Adenauer-Stiftung e.V. keine Verbindung zwischen Ihnen und den Ergebnissen herstellen.

Wenn Sie innerhalb der Umfrage nach persönlichen Daten gefragt werden, liegt es in Ihrer Entscheidung diese anzugeben und der Konrad-Adenauer-Stiftung e.V. mit Ihren Antworten zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall verarbeiten wir unterschiedlichste Datenarten. Der Umfang der Daten hängt dabei von den gestellten und beantworteten Fragen ab. Grundsätzlich sind sämtliche Angaben, die Sie im Rahmen der jeweiligen Umfrage übermitteln, freiwillig.

Interne Umfragen / Feedbacks werden in der Regel für Mitarbeiterumfragen der Personalabteilung, des Betriebsrates oder einzelner Fachabteilungen durchgeführt. Externe Umfragen / Feedbacks werden in der Regel zur Nachbereitung und der Qualitätskontrolle unserer Veranstaltungen durchgeführt.

Im Rahmen der Vorbereitung der Umfrage werden regelmäßig folgende Datenkategorien verarbeitet:

• Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, um zu der Umfrage per E-Mail einladen zu können

Während der Umfrage werden regelmäßig folgende Datenkategorien verarbeitet:

• Datum und Uhrzeit der Öffnung und Absendung des Fragebogens
• ggf. Vorname, Nachname, Feedback zu Themen wie mobilem Arbeiten, geplanten Umbaumaßnahmen, Arbeitsbedingungen, Programmen, Projekten etc.
• ggf. Vorname, Nachname, Feedback zu unseren Veranstaltungen, Qualität der Referenten etc.

 

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Datenverarbeitung im Rahmen von Umfragen, Abstimmungen und Feedbacks stellt eine wichtige Methode zur Informationssammlung dar, die es ermöglicht, wichtige Erkenntnisse zu gewinnen. Sie kann demnach dem Zweck der Entscheidungsfindung, Anpassung und der Verbesserung von Prozessen dienen.

Die Teilnahme an Umfragen ist grundsätzlich freiwillig. Für die Einladung per E-Mail zur Umfrage ist Rechtsgrundlage die Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6. Abs. 1 f) DSGVO). Soweit Sie sich entscheiden, an der Umfrage teilzunehmen, ist – soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden - die Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch eine Nichtteilnahme, Widerruf oder Nichterteilung der Einwilligung entstehen Ihnen keine Nachteile.

 

Aufbewahrung Ihrer Daten

Personenbezogene Daten, die in Umfragen erhoben werden, werden nach dem Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung gelöscht oder anonymisiert.

Dies geschieht in der Regel nach der notwendigen Auswertung/ Verwertung der Informationen. Ausnahmen hierzu bestehen nur, wenn wir die Angaben zur Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen.

 

Empfänger Ihrer Daten

Wir geben Ihre Daten nur im Rahmen der Zweckerfüllung KAS-intern oder an unsere Dienstleister weiter. Mit diesen haben wir datenschutzkonforme Verträge nach Art. 28 DS-GVO abgeschlossen.

Zur Durchführung unserer Umfragen setzten wir Microsoft Forms ein, ein Produkt der Microsoft Ireland Operations Limited („Microsoft“), eine Tochterfirma der Microsoft Inc. in den USA. Die Daten von Nutzern aus der Europäischen Union werden in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) verarbeitet. Dennoch kann es für die Erbringung des Dienstes sowie im Rahmen des Supportes erforderlich sein, dass Daten am Hauptsitz der Microsoft Inc. in den USA verarbeitet werden.

 

Datenübermittlung in ein Drittland

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittstaaten) findet durch die Nutzung von Microsoft Forms statt, da in einzelnen Fällen Daten außerhalb des Landes oder der Region, in dem/der sie ursprünglich erhoben wurden, übermittelt werden. Damit finden Datentransfers zwischen Ländern statt, in denen unser Dienstleister Microsoft Einrichtungen hat. Die Übermittlung von Daten wird dabei durch uns auf den unbedingt erforderlichen Rahmen begrenzt.

Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt unter Einhaltung geeigneter Garantien im Sinne der DS-GVO, um die Übereinstimmung mit dem europäischen Datenschutzniveau sicherstellen zu können, insbesondere durch die Einbeziehung von sog. EU-Standarddatenschutzklauseln (SCC) in das Vertragsverhältnis mit dem Empfänger.

Microsoft hat sich außerdem nach dem Abkommen zwischen der EU und den USA (sog. Data Privacy Framework) zertifiziert, wodurch ein Datentransfer zulässig ist. Soweit die Webseite von Microsoft www.Office.com bzw. „Microsoft Forms“, personenbezogene Daten verarbeitet bzw. Cookies einsetzt, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Für die Erbringung des Dienstes Microsoft Forms werden auf der Umfrageseite Cookies von Microsoft eingesetzt, auf die wir keinen Einfluss haben. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft unter Datenschutzerklärung von Microsoft – Microsoft-Datenschutz.

 

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber der o.g. Adresse zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

Sie können gemäß Art.15 DSGVO Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder die Löschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin gemäß Art. 18 DSGVO ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten (Art. 20 DSGVO) in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Außerdem steht Ihnen gemäß Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht zu, sofern wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten. Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Die Datenverarbeitung wird in diesem Fall ausgesetzt, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an die oben genannte Datenschutzbeauftragte oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Eine Liste der Aufsichtsbehörden mit Anschrift finden Sie unter: www.bfdi.bund.de.

Stand: November 2023