Seit drei Jahren haben sich die Institutionen, die das Projekt leiten vorgenommen, Prozesse des „Open Government“ verschiedener Lokalverwaltungen zu begleiten; so haben Extituto und die KAS Kolumbien im Jahr 2024 die “Oficina Asesora de Transparencia” (Beratendes Büro für Transparenz) und die “Secretaría de Infraestructura” (Infrastruktur-Referat) des Bürgermeisteramts von Cali bei der Entwicklung einer Kommunikationsstrategie beraten, um die Rechnungslegung zu verbessern und den Dialog über den Zustand öffentlicher Bauwerke und Maßnahmen im Bereich der Straßen-Infrastruktur zu fördern. Die Initiative ist Teil des Engagements des Bürgermeisteramts mit dem V. Plan “Offener Staat Kolumbien”, der sich auf die Verbreitung und Bürgerbeteiligung an öffentlichen Projekten konzentriert.
Die Leiterin des Beratenden Büros für Transparenz, María Alejandra Pedraza betonte, dass diese Kooperation die erste von mehreren Programmen sei, um gemeinsam mit der Zivilgesellschaft transparente Praktiken umzusetzen und die Partizipation der Bürger zu erleichtern. Die entwickelte Strategie sei darauf ausgerichtet, die Bedürfnisse der verschiedenen Bevölkerungsgruppen besser zu verstehen, um sich effizient mit ihnen zu kommunizieren und dadurch auch das Verständnis der Bürger als Feed-Back für die Verwaltung zu verbessern.
Daher wurde eine Reihe von Workshops entwickelt, um die Bürger mit der Plattform zur Beobachtung öffentlicher Bauwerke in Cali vertraut zu machen und die Erfahrung der Nutzer zu optimieren; gleichzeitig soll der Austausch unter den Funktionären verbessert werden, die für die Unterhaltung und die Entwicklung der Plattform zuständig sind.
Die Schulungen fanden sowohl online als auch persönlich statt, wobei die Online-Schulung am 3. Mai 2024 für 4 Funktionäre des Bürgermeisteramts mit zwei Workshopleitern des Exituto stattfand. Dabei wurden zahlreiche Herausforderungen und Bereiche identifiziert, die verbessert werden müssten. Eines der Probleme war der eingeschränkte Zugang verschiedener Bevölkerungsgruppen zur Technologie, was ihre effiziente Partizipation erschwert. Weiterhin wurde auf das Fehlen einer entsprechenden Kommunikationsstrategie hingewiesen ebenso wie auf die mangelnde Verbreitung der Verwaltungsplattform, es gebe wenige Beschwerden und ein generelles Desinteresse an den Überwachungstabellen und an den angebotenen Schulungen.
Was die beteiligten Akteure anbetrifft, wurden mehrere Gruppen identifiziert, die eine wichtige Rolle in dem Prozess spielen. Darunter befinden sich Mikro- Klein- und Mittelbetriebe KMU, Personen mit beschränktem Zugang zur Technologie, Betriebe, die an öffentlichen Ausschreibungen interessiert sind, Kontrollorgane der Bürger sowie das Infrastruktur-Dezernat der Stadt.
Zur Lösung der Probleme wurden verschiedene praktische Lösungen vorgeschlagen; wie zum Beispiel die Entwicklung von Instrumenten, die analoge Methoden mit digitalen verbinden und damit einen inklusiven und universellen Zugang zu Information und öffentlichen Diensten erlauben. Auch sollten die Verbreitungskanäle durch wiederverwendbare Formate erweitert und spezielle Microsites eingerichtet werde, um den Zugang zu Informationen über öffentliche Investitionen zu erleichtern.
Andererseits betonte man, wie wichtig es sei, das Interesse und die Partizipation durch effektive Schulungen für die verschiedenen beteiligten Akteure zu verbessern. Auch sei es notwendig, sich mehr auf die analoge Verbreitung der Plattform zu konzentrieren, um auch die Bürger zu erreichen, die keinen Zugang zu digitalen Medien haben; dadurch könnte eine bessere Inklusion und Partizipation an den Prozessen der öffentlichen Auftragsvergabe erreicht werden.
Man entwickelte spezifische Schritte für den nächsten Workshop, um die Vorschläge zu konkretisieren, wie zum Beispiel eine Aufstellung der wichtigsten Akteure, mit Schwerpunkt auf dem KMU-Bereich und Personen mit eingeschränktem Zugang zur Technologie. Auch wurde eine eingehende Analyse der Gefühle und Wahrnehmungen dieser Akteure geplant, um wirksame Strategien zur Beseitigung technologischer Zugangsbarrieren und zur Förderung einer stärkeren Beteiligung der Bürger an öffentlichen Prozessen zu entwickeln.
Der Workshop am 20. Mai wurde von Andrea Cervera und David Núñez von Extituto abgehalten, zusammen mit der Projektkoordinatorin der KAS Kolumbien, Tatiana Niño. Anhand eines gut strukturierten Programms zur Entwicklung einer Kommunikationsstrategie des Projekts begann die Präsentation der spezifischen Ziele der Sitzung, gefolgt von der Vorstellung des Arbeitsteams und einer Aktivität zur Integration und Kooperation zwischen den Teilnehmern.
Es folgte eine Aufstellung der wichtigsten Akteure, um Schlüsselgruppen zu identifizieren, die am Zugang zu der Plattform mit öffentlichen Daten des Bürgermeisteramts interessiert sein könnten, gefolgt von einer Übersicht über die Gefühle, um die Wahrnehmung dieser Gruppen hinsichtlich der in den vorhergehenden Workshops identifizierten Probleme besser zu verstehen.
Die Methodologie des Workshops basierte auf drei Hauptpunkten: Identifizierung des wichtigsten Publikums, detaillierte Erstellung von Profilen der Endnutzer und spezifische Festlegung der Kommunikationsstrategie. Dabei sollten klare Ziele definiert werden, spezifische Zielgruppen und Schlüsselbotschaften für die einzelnen Zielgruppen. Das Hauptziel bestand darin, fundierte Entscheidungen über die optimalen Kanäle und Formate für die Übermittlung von Informationen auf der Webplattform zur Überwachung öffentlicher Arbeiten in Cali zu treffen.
Als Ergebnis wurden drei Zielgruppen für die Kommunikationsstrategie definiert: Personen mit Hör- oder Sehbehinderungen, Bewohner von Stadtteilen, die einen aktiven Dialog mit dem Bürgermeisteramt suchen und junge Aktivisten, die an einer aktiven Partizipation interessiert sind und eine Anerkennung für ihr Engagement erwarten. Jede dieser Gruppen hat spezifische Bedürfnisse, was die Kommunikation anbetrifft, und benötigt gesonderte Strategien, um ihre Partizipation und ihr Verständnis für das Projekt zu maximieren.
Letztendlich wurde betont, dass noch zahlreiche Aufgaben offen seien, wie zum Beispiel die Erarbeitung von Indikatoren, um die Zielerreichung zu evaluieren, die Ermittlung anderer Zielgruppen für die Kampagne und die Festlegung der wirksamsten Botschaften, Kanäle und Formate für die Kommunikation mit den einzelnen Zielgruppen. Auch wurde beschlossen, einen virtuellen Workshop durchzuführen, um die notwendige Betreuung abzuschließen und die Strategie zur Verbreitung der Information zu optimieren, damit die Wirksamkeit und die Auswirkungen des Projekts in der Gemeinde Cali gewährleistet sind.
